Ajuda

Este documento começa por apresentar algumas definições importantes, descrevendo de seguida como aceder à informação pretendida, pesquisando ou navegando até ela.

Definições

Documento de arquivo – Informação registada num dado suporte, produzida (ou recebida) por uma instituição ou pessoa no contexto da sua atividade.

Produtor – Pessoa coletiva, família ou pessoa singular que produziu, acumulou e/ou conservou documentos de arquivo no decurso da sua atividade.

Série – Conjunto de documentos organizados como uma unidade, por terem em comum alguma característica resultante do processo de produção, receção ou utilização.

Tipologia informacional – Uma classe de documentos que se distingue com base em características intelectuais comuns.

Assunto – Tema de um dado documento ou série. Pode ser do tipo ideográfico, geográfico ou onomástico.

Ideográfico – Conceito abstrato ou ideia, utilizado como assunto.

Geográfico – Local ou referência geográfica, utilizado como assunto.

Onomástico – Entidade representada por um nome próprio, e utilizada como assunto.

Objeto digital – Representação digital de um documento, ou parte dele.

Acesso à informação

O acesso à informação pretendida através de:

• navegação a partir de diferentes pontos de acesso.
• pesquisa simples, em que com uma única expressão de pesquisa, são devolvidos séries e documentos que tenham algum campo de descrição que obedeça a esse critério de pesquisa.
• pesquisa avançada, em que a informação é recuperada através do conjunto de campos de descrição disponibilizados, sendo possível combinar várias expressões de pesquisa nos diferentes campos.
• séries ou documentos que podem ser destacados e apresentados na página principal.
• arquivos organizados em grupos e que podem ser apresentados na página inicial.

Navegação através de pontos de acesso

Os pontos de acesso são apresentados segundo diferentes listas:

• Produtores – conjunto de todas as entidades produtoras de informação, possibilitando o acesso à informação produzida por determinado produtor. A navegação nos produtores pode ser feita através da relação hierárquica entre eles ou através de uma lista com filtros. A lista pode ser filtrada por Tipo de nível (Todos, Arquivo, Subarquivo, Secção e Subsecção) ou por Designação da Entidade produtora.
• Tipologias informacionais – lista de todas as tipologias informacionais que classificam conjuntos de documentos com características comuns, físicas (por exemplo, aguarela, desenho) e/ou intelectuais (por exemplo, fatura, processo de obra). Esta lista pode ser filtrada pela Designação das Tipologias informacionais.
• Assuntos – lista de conceitos usados para representar o assunto ou um dos assuntos dos documentos descritos. Estes conceitos são termos controlados, relacionados entre si (thesaurus) e que permitem otimizar a recuperação dos documentos. Esta lista pode ser filtrada por Tipo de notícia (Todos, Onomástico, Geográfico ou Ideográfico) e por Designação do Assunto.

Expressões de pesquisa

1. Uma expressão de pesquisa pode ser um termo simples. A pesquisa de qualquer termo não é sensível a maiúsculas ou a acentuação e devolve resultados se encontrar alguma palavra igual ao termo pesquisado. Seguem-se alguns exemplos.

   Expressão de pesquisa	Resultado	Nota
   actas	Actas de Assembleia	Retorna toda e qualquer descrição arquivística de documentos, em que o campo pesquisado inclua actas.
   comissoes	Livro de Actas das Comissões Eleitorais	Retorna toda e qualquer descrição arquivística de documentos, em que o campo pesquisado inclua comissões.

2. Uma expressão de pesquisa pode também ser um termo composto, ou seja, uma sequência de termos simples entre aspas. Este tipo de expressão obriga a uma pesquisa cujo resultado inclua a frase exata. Seguem-se alguns exemplos.

   Expressão de pesquisa	Resultado	Nota
   "Actas de Assembleia"	Resumo de Actas de Assembleia	Retorna toda e qualquer descrição arquivística de documentos, em que o campo pesquisado inclua a expressão completa.

3. Uma expressão de pesquisa pode ainda ser uma sequência de termos, unidos por operadores lógicos AND ou OR. Se os termos não têm explicitamente nenhum operador é como se tivesse um AND implícito. Quando unidos pelo operador AND, implícita ou explicitamente, o resultado tem de satisfazer todos os termos abrangidos pelo operador. Quando os termos são unidos pelo operador OR, o resultado tem de satisfazer pelo menos um dos termos. A ordem na sequência de termos não é relevante. Seguem-se alguns exemplos.

   Expressão de pesquisa	Resultado	Nota
   "João da Costa Pereira" Porto	João da Costa Pereira, residente em Porto de Mós	Para uma sequência de termos sem operador considera-se, por omissão, o operador AND. Para este exemplo é retorna toda e qualquer descrição arquivística de documentos, cujo campo de pesquisa inclua a expressão exata João da Costa Pereira e a palavra Porto, por qualquer ordem.
   assembleia AND acta	Acta de Assembleia Foi decidido em Assembleia e escrito em acta	Com o operador AND explícito, é retornada toda e qualquer descrição arquivística de documentos, cujo campo de pesquisa inclui assembleia e acta.
   assembleia OR acta	Acta de Assembleia Foi decidido em Assembleia e escrito em acta Acta nº 23/2-3-1970 Orçamento apresentado em Assembleia Geral	Utilizando o operador OR nesta expressão é retornada toda e qualquer descrição arquivística de documentos, cujo campo de pesquisa inclui assembleia e/ou acta.

4. Uma expressão de pesquisa pode ser um termo precedido do operador -, indicando a pesquisa de descrições que não contenham esse termo.

   Expressão de pesquisa	Resultado	Nota
   Rio -Douro	Rio Mondego	Para uma sequência de termos sem operador considera-se, por omissão, o operador AND. Para este exemplo é retorna toda e qualquer descrição arquivística, que contenha o termo Rio e não contenha o termo Douro.

5. Os termos simples podem ser escritos utilizando os seguintes caracteres especiais, no meio ou no fim de cada termo:

   * significa zero ou mais caracteres

   ? significa um qualquer carácter

   Seguem-se alguns exemplos da utilização destes caracteres.

   Expressão de pesquisa	Resultado	Nota
   Lui?	Luís Morgado Luiz Sousa Guedes	Esta expressão retorna toda e qualquer descrição arquivística de documentos, cujo campo de pesquisa inclui uma palavra começada por Lui e terminada por um qualquer carácter adicional.
   proje*to	Projeto Projecto	Esta expressão retorna toda e qualquer descrição arquivística de documentos, cujo campo de pesquisa inclui uma palavra que comece por proje, seguidos de zero ou mais caracteres e terminando em to.

6. Não é possível pesquisar pelos seguintes caracteres:

   + - && || ! ( ) { } [ ] ^ " ~ * ? : \

   Exemplo 1: Supondo que existe um documento com o título Acta da Comissão Executiva: 1887-05-03, a pesquisa deste documento pode ser efetuada da seguinte forma: Acta Comissão Executiva 1887-05-03, omitindo o carácter reservado :. No entanto, caso seja necessário pesquisar pelo título exato, a expressão de pesquisa deverá estar entre aspas: "Acta da Comissão Executiva: 1887-05-03".

   Exemplo 2: Supondo que existe um documento com o título [Avião], a pesquisa deste documento pode ser efetuada simplesmente com o termo Avião. Caso seja necessário pesquisar pelo título exato, dado que contém os caracteres reservados [ e ], a expressão de pesquisa deverá estar entre aspas: "[Avião]".

Pesquisa Simples com Expressões Avançadas

A Pesquisa Simples pode conter as especificidades da Pesquisa Avançada desde que usada a devida sintaxe. Esta, consiste em especificar uma etiqueta indicando o campo de pesquisa, seguida do carácter ":" e do critério de pesquisa propriamente dito, o qual pode ser um termo simples ou termo composto (entre aspas), ou se o campo de pesquisa for numérico, deverá ser um intervalo de valores (por exemplo [1 TO 9]). Os exemplos que se seguem ilustram expressões que é possível expressar desta forma.

Expressão de pesquisa	Nota
titulo:testamento	Os resultados são documentos cuja designação contém a palavra testamento.
titulo:testamento titulo:ana titulo:teixeira	Os resultados são documentos cuja designação contem as palavras testamento, ana e teixeira, por qualquer ordem.
titulo:Ana Teixeira	Os resultados são documentos que contêm a palavra ana na designação e a palavra teixeira em qualquer campo da descrição.
titulo:"Ana Teixeira"	Os resultados são documentos cuja designação contém a expressão Ana Teixeira.
titulo:"Ana Teixeira" tipologiaInformacional:"processo individual de aluno"	Os resultados são documentos cuja designação contém a expressão Ana Teixeira e que tenham como tipologia informacional Processo individual de aluno.
assunto:economia inicioAno:[1998 TO 1999]	Neste caso, os documentos recuperados serão os que tenham economia como assunto e cuja produção se tenha iniciado entre 1998 e 1999.
assunto:douro numObjectos:[1 TO 999999]	Os resultados são documentos indexados com o assunto Douro que tenham pelo menos um objeto digital associado.

Pesquisa Avançada

Os campos da Pesquisa avançada são os seguintes:

• Somente documentos com objetos digitais – quando este critério de pesquisa está assinalado, os resultados só incluem descrições arquivísticas com objetos digitais associados.
• Título – qualquer expressão neste campo, pesquisa nas designações atribuídas às descrições das séries e dos documentos.
• Código parcial – pesquisando por este campo, são recuperadas descrições de séries e de documentos, em que a parte do código de referência relativo ao nível de descrição em causa, satisfaça o critério.
• Nível de descrição – permite limitar o resultado de pesquisa a níveis de descrição do tipo Série ou do tipo Documento.
• Ano de início de produção – permite pesquisar o ano de início de produção do documento num intervalo de tempo.
• Ano de fim de produção – permite pesquisar o ano de fim de produção do documento num intervalo de tempo.
• Autor – permite limitar o resultado da pesquisa a descrições de documentos e de séries criados por determinado autor.
• Produtor – permite limitar o resultado da pesquisa a descrições de documentos e de séries criados por determinado produtor. Exemplos de Produtores encontram-se na lista de navegação com o mesmo nome.
• Tipologia informacional – permite pesquisar pela classificação dos documentos segundo as suas características físicas e intelectuais. Exemplos de Tipologias informacionais encontram-se na lista de navegação com o mesmo nome.
• Assunto – permite pesquisar por conceitos relacionados com o conteúdo dos documentos. Exemplos de Assuntos encontram-se na lista de navegação com o mesmo nome.
• Conteúdo – permite pesquisar pelo campo de conteúdo informacional existente nas descrições das séries e dos documentos.
• Notas – permite pesquisar pelo campo de Notas existente nas descrições das séries e dos documentos.